Sekretär:in Junior (all genders) – Ambulanz

Die Psychiatrische Institutsambulanz versorgt Kinder und Jugendliche vom Säuglingsalter bis in die späte Adoleszenz und deren Familien und kooperiert eng mit den teil-/stationären Bereichen der Klinik, mit externen Praxen und Einrichtungen der Jugendhilfe sowie mit den Kliniken für Kinder- und Jugendmedizin und für Psychiatrie und Psychotherapie am UKE.

Ihre Aufgaben:

• Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes am Empfang/Frontoffice der Klinik sowie Koordination der anfallenden Aufgaben (in der Zeit von Mo-Do 08:00-16:30 Uhr, Fr 08:00-15:00)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch)
• Aufnahme und Pflege von Patientendaten, Eingabe der Stammdaten mit Anforderungen der Leistungen in SAP/IS-H und in der elektronischen Patientenakte
• Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Arztbriefen
• Vorbereitung von (Online-)Sitzungen
• Vertretung anderer Sekretariate

Diese Position ist zum 01.12.2024 zu besetzen.

• Abgeschlossene Berufsausbildung: kaufmännische Ausbildung, Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Selbständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise, auch bei erhöhtem Patientenaufkommen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, Outlook) idealerweise SAP-ISH
• Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Wünschenswert: erste Berufserfahrungen
• Fähigkeit zum ergebnis- und serviceorientierten Arbeiten, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit, Diskretion, Einsatzbereitschaft, Koordinations-, Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren.