Assistenz (all genders) im Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal

Der Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal (NPR) vertritt als gesetzliche Interessenvertretung die Belange der Beschäftigten des Vertretungsbereichs im UKE und achtet auf die Einhaltung von Tarifverträgen, Dienstvereinbarungen sowie gesetzlichen Schutzvorschriften. Als Assistenz im Personalrat stellen Sie den reibungslosen Ablauf im Geschäftszimmer sicher und bilden die zentrale Schnittstelle bei der administrativen und organisatorischen Unterstützung der freigestellten Personalratsmitglieder. In dieser vielseitigen Schlüsselrolle verbinden Sie professionelles Geschäftszimmermanagement und die Unterstützung bei digitalen Arbeitsabläufen mit einem hochgradig vertraulichen, verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten und rechtlichen Rahmenbedingungen. 

Ihren Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats- & Geschäftszimmertätigkeiten: Selbstständige Bearbeitung und Zuordnung des Posteingangs zu laufenden Vorgängen, Fristenüberwachung, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen sowie Recherche von Informationsmaterialien bei komplexen Fragestellungen.
• Gremien- & Sitzungsmanagement: Eigenverantwortliches Korrespondenzmanagement und digitale Ablage, Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Gremiums und von Arbeitsgruppen, zuverlässige Protokollführung und Anfertigung der Sitzungsniederschriften, Erstellung von Präsentationen sowie Raumnutzungsorganisation.
• Beschlussumsetzung: Erarbeitung von Beschlussvorschlägen, Weiterleitung von Beschlüssen und Information/ Einbindung der Schwerbehindertenvertretung und ggf. Jugend- und Auszubildendenvertretung, Terminüberwachung bei der Umsetzung von Beschlüssen.
• EDV-Betreuung & Anwendersupport: First-Level-Support für Personalratsmitglieder, Planung und Einrichtung von Datenstrukturen, Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung, Beschaffung und Betreuung von Hard- und Software sowie Störungsbehebung.
• Öffentlichkeitsarbeit: Mitwirkung bei der Pflege des Intra- und Internetauftritts sowie administrative Unterstützung bei Personalratswahlen.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Kenntnisse in vertretungs- und tarifrechtlichen Themen (z. B. HmbPersVG, TVöDNKA, Dienstvereinbarungen) bzw. eine ausgeprägte Motivation und Bereitschaft, sich tiefgehend in die relevanten rechtlichen Grundlagen einzuarbeite
• Idealerweise Behördenstrukturkenntnisse
• Fundierte und praxiserprobte MS-Office-Kenntnisse
• Besondere Verschwiegenheit und höchste Verlässlichkeit bei der Handhabung vertraulicher Informationen und personalrelevanter Vorgänge
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick, Sorgfalt, Ausdauer, selbstbewusstes Auftreten sowie eine strukturierte, zielorientierte und teamfähige Arbeitsweise

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (47.500 € - 64.600 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufs­erfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungspro­gram­me an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Per­sonalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutsch­landticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrrad­service; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreu­ung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebe­dür­ftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätig­keit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissens­austausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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