Sekretariat Senior (all genders) für die Thorakale Aortenchirurgie

Das Deutsche Aortenzentrum Hamburg am Universitären Herz- und Gefäßzentrum UKE Hamburg behandelt Patient:innen mit Erkrankungen der gesamten Aorta, von der Notfallversorgung akuter Aortensyndrome bis zur langfristigen Betreuung von Patient:innen mit erblichen Aortenerkrankungen. Für das Sekretariat der Thorakalen Aortenchirurgie suchen wir eine erfahrene, organisationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Anlaufstelle für Patient:innen, Zuweisende und das ärztliche Team die Abläufe rund um Sprechstunde, OP-Planung und das Aortenzentrum koordiniert.

Aufgrund von Drittmitteln handelt es sich um eine befriste Position bis zum 29.06.2028.

Ihre Aufgaben:

• Koordination der aortenchirurgischen Sprechstunde: Terminvergabe, telefonische und schriftliche Rücksprache mit Patient:innen zu ihren Anliegen, Vermittlung zwischen den verschiedenen Sprechstunden des Aortenzentrums (z.B. Gefäßchirurgie, Kardiologie, Humangenetik)
• Planung von OP-Terminen sowie Koordination der präoperativen Voruntersuchungen und der stationären Aufnahme in Abstimmung mit der Klinikkoordination und der Leitung der thorakalen Aortenchirurgie
• Planung ambulanter Untersuchungen (z.B. TTE, CT, MRT) und Terminabstimmung mit den beteiligten Abteilungen
• Beschaffung auswärtiger Vorbefunde, Arztbriefe und Bilddaten sowie Einlesen von CT- und Echobildern in das klinikinterne Bildarchiv
• Vor- und Nachbereitung der interdisziplinären Aortenkonferenz (Fallzusammenstellung, Vollständigkeit der Unterlagen etc.)
• Pflege des Registers des Aortenzentrums (Dateneingabe, Qualitätssicherung und Zertifizierung, Nachverfolgung von Verlaufskontrollen)
• Koordination der Besprechungen und wissenschaftlichen Aktivitäten des Aortenzentrums (Terminfindung, Raumbuchung, Unterlagen)
• Administrative Unterstützung der Leitung der Thorakalen Aortenchirurgie
• Bearbeiten des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagen sowie Ablage
• Schriftverkehr und telefonische Kommunikation mit Patient:innen, Zuweisenden, Kostenträgern und internen Schnittstellen; Versand von Arztbriefen, Befunden und Bescheinigungen
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung innerhalb der herzchirurgischen Sekretariate

• Abgeschlossene Ausbildung: kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement), Ausbildung Verwaltungsangestellte:r, (Zahn-) Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Patientenkoordination, idealerweise im Klinikumfeld, sowie Vertrautheit mit medizinischer Terminologie
• Gute Deutschkenntnisse sowie Grundkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift
• Freundlicher, souveräner und empathischer Umgang mit Patient:innen und Angehörigen, auch in belastenden Situationen
• Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und Freude daran, komplexe Abläufe mit vielen Schnittstellen zuverlässig zu koordinieren
• Engagement, eigenständiges Arbeiten, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft, Organisationsgeschick
• Bereitschaft neue Aufgaben mit neuen Inhalten zu übernehmen
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, PowerPoint, Word); idealerweise Erfahrungen mit Krankenhausinformationssystemen und der Arbeit mit Datenbanken

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (45.000 € - 55.100 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufs­erfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungspro­gram­me an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Per­sonalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutsch­landticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrrad­service; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreu­ung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebe­dür­ftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätig­keit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissens­austausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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