Assistenz im Geschäftszimmer (all genders)

Unser Geschäftsbereich Informationstechnologie mit seinen über 200 Kolleginnen und Kollegen betreibt eine der modernsten klinischen IT-Umgebungen in Europa. Wir stellen sicher, dass die notwendigen Daten und Funktionen überall dort zur Verfügung stehen, wo sie für die sichere Versorgung unserer Patient:innen benötigt werden. Den konsequenten Ausbau und die Weiterentwicklung der IT im UKE kannst Du aktiv mitgestalten. Werde Teil des Teams und unterstütze das IT-Management bei seinen Aufgaben und leiste deinen Beitrag für die weitere Digitalisierung am UKE.

• Als dynamische und motivierte Assistenz unterstützt Du bei der Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche
• Ebenso übernimmst du allgemeine Korrespondenzaufgen: Bearbeitung der E-Mail-/Posteingänge, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung von telefonischen und weiteren Anfragen sowie die Terminkoordination
• Gerne übernimmst du auch die Überarbeitung von Prästentationsunterlagen
• Die Unterstützung der Personalassistenz und der kaufmännischen Assistenz gehört ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich
• Du planst und begleitest Inhouse-Veranstaltungen
• Auch die Organisation bei Marketingaktivitäten gehört zu dienen Aufgaben
• Du begleitest mit Rat und Tat das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT
• Du planst Reisen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Du vertrittst zudem andere Geschäftszimmer

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement oder auch zum/zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte sowie gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Powerpoint und Excel
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens auf dem Niveau C1 gem. europäischen Referenzrahmen) sowie gute Englischkenntnisse
• Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung
• Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Du bist sehr strukturiert, bist flexibel und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig aufzunehmen; auch ein ausgezeichnetes Zeitmanagement gehört zu deinen Stärken

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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