Sekretär:in (all genders) Senior

Sie werden Teil eines interdisziplinären Teams unter der Leitung von Prof. Dr. Meike Saul. Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit translationalen Forschungsprojekten in der Krebsforschung, insbesondere mit der Rolle von microRNAs als Biomarker für personalisierte Therapieansätze bei verschiedenen Tumorentitäten.

Darüber hinaus werden Sie das Kliniksekretariat der II. Medizinischen Klink unterstützen, die ASV-Teams (Ambulante Spezialfachärztliche Versorgung) der II. Medizinischen Klinik betreuen und Herrn Prof. Matthias Rostock im Bereich der Komplementärmedizin bei der Organisation und Durchführung regelmäßiger jährlicher Online-Veranstaltungen unterstützen.

Zu Ihren Tätigkeiten zählen:

Betreuung einer Forschungsprofessur (50%):

• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
• Terminkoordination, -planung und –überwachung (z.B. Gesprächstermine)
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache (z.B. Gutachten, Forschungsanträge und Veröffentlichungen)
• Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe erstellen und aufarbeiten (Format, optische Gestaltung, Layout usw.)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z.B. Ausfüllen von Personalanträgen)
• Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (z.B. Dienstreisen, IT)
• Beschaffungsanglegenheiten (z.B. Büromaterial, IT-Beschaffungen, Invest-Anträge)
• Drittmittelüberwachung, Finanzverwaltung
• IT-Angelgenheiten wie Koordination der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche
• Organisation und Abwicklung von Promotionsprüfungen

Betreuung von ASV-Teams (15%):

• Teilnahme an regelmäßigen Meetings
• Pflege der online ASV-Servicestelle (Ein- und Austragung neuer Teilnehmer:innen)
• regelmäßiger E-Mail Schriftverkehr (Ärztekammer, Strategische Unternehmensentwicklung, UKE-Abrechnungsteam und der ASV Teamleitung)
• Ansprechpartner:in für Neubeschaffung von Broschüren oder Rezepten
• Unterstützung beim Ausfüllen der Formulare für neue Teammitglieder:innen und Einreichung aller notwendigen Unterlagen
• Dokumentation und Pflege der Unterlagen und Teilnehmerlisten
• Unterstützung bei der Einrichtung neuer ASVs (Ausfüllen von Anträgen, Kommunikation mit der eLA)
• Pflege des Funktionspostfaches „ASV-ZO“

Kliniksekretariat II. Medizinische Klinik (30%)

• Administrative Unterstützung verschiedener Fachbereiche der II. Med. Klinik
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch)
• Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Arztbriefen
• EDV-Angelegenheiten wie Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche
• Vertretung anderer Sekretariate
• Homepage II. Med. aktualisieren und pflegen (CMS System)

Sekretariat Prof. Rostock (5%)

• Teilnahme an der online Veranstaltung „Komplementärmedizin in der Onkologie“
• Vorbereitung der Lehraufträge
• Übertragung von Patienten Termine aus SAP in Outlook
• Pflege des Funktionspostfaches „Komplementärmedizin“

• Abgeschlossene Berufsausbildung: kaufmännische Ausbildung, (Zahn-) Medizinische Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat wünschenswert im medizinischen und/oder Forschungs-Bereich
• Kenntnisse in der Betreuung von ASV-Teams sind von Vorteil
• Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse, EDV-Organgisationskenntnisse, Englischkenntnisse, MS Office Kenntnisse
• Wünschenswert: Abrechnungskenntnisse, Drittmittelverfahrenskenntnisse, Personalrechtskenntnisse, Personalwesen-Kenntnisse
• Hohe Leistungsbereitschaft, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Engagement, Flexibilität, Koordinations- und Organisationsgeschick, wirtschaftliches Handeln und Zuverlässigkeit.

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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