Fakultätssachbearbeitung (all genders)

Sie arbeiten in der modernen Verwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice und Budget und in enger Abstimmung mit dem Gleichstellungsteam für das wissenschaftliche Personal. Die Abteilung ist für die administrativen Prozesse in Zusammenhang mit Berufungsverfahren, der Struktur- und Budgetplanung sowie der Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig. Das Aufgabenportfolio des Fakultätsservices beinhaltet darüber hinaus die Bereiche Gebäudemanagement, Objektservice und Raumplanung. Die Koordination von Projekten und IT-Services für Forschung und Lehre komplettieren die Dienste der Abteilung.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Betreuung der Berufungsverfahren von der Ausschreibung bis zur Besetzung einer Professur unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung.
• Koordination und Begleitung der Ausschreibungen, die organisatorische Unterstützung der Berufungsausschüsse, des Gleichstellungsteams und der Dekanatsleitung (u.a. Strukturierung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Ausschusssitzungen, Protokollierung, Reisekostenabrechnung)
• Zu den Aufgaben unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung gehören bspw.
  • Korrespondenz mit medizinischen Fachgesellschaften zur aktiven Rekrutierung von exzellenten Bewerberinnen für Berufungsverfahren in Zusammenarbeit mit dem Gleichstellungsreferat
  • Dokumentation und Aufbereitung von gleichstellungsrelevanten Kennzahlen im Rahmen des Berufungsgeschehens
• Administrative Gremienbetreuung bspw. des Fakultätsrats in Vertretung. Dies beinhaltet die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (u.a. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Versand der Tagesordnung, Protokollierung der Sitzung, Versand der Beschlussfassungen)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten sowie die Datenpflege in den elektronischen Systemen der Fakultät
• Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anfallenden administrativen Angelegenheiten

Diese Position ist ab dem 01.11.2024 in Teilzeit mit 19,25 Stunden und für 5 Jahre befristet zu besetzen. Eine Fortführung der Beschäftigung ist angestrebt.

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Wünschenswert: Berufserfahrung
• Wünschenswert: Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Interesse an der Umsetzung von Gleichstellungsmaßnahmen
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse
• Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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